疫情期间,我们如何保证企业正常运营

2020-02-05 13:45:20
迎迎
原创
1317
摘要:远程办公在团队管理、团队交流、业务协作等方面有很多的限制,结合我们之前部分同事远程办公的情况,我们积累了一些关于远程办公方面的经验分享给大家,希望能够给大家带来帮助。

1月26日农历大年初二,也就是国务院办公厅发布《关于延长2020年春节假期的通知》的前一天,春哥召集我们开了一次网络会议。由于众所周知的原因,大年初二的会议没有一点欢庆的气氛,大家意见非常统一,所有员工一段时间内在家办公,还一起确定了需要提前  【准备的工作】


1. 网络和VPN的准备
外地没有带电脑的同事只能使用其他电脑,我们集中安排时间通过远程协助的方式安装VPN软件,解决访问公司内部网络的问题。
2. 提升密码安全
给这些更换办公电脑的同事重置各个内部管理系统密码。提前约定好:密码传递后立即修改成复杂密码,避免泄漏。得益于我们早就有成熟的异地局域网穿透方案,网络问题没有花费我们太多时间。另外我们办公常用的软件除了喧喧都是BS架构的,大家切换办公设备的成本较低。
3. 现场值班安排
每天一位同事到公司值班,主要负责必须在公司处理的工作,如合同快递的收发、资料盖章、开发票等。开发票需要在固定的电脑上操作,虽然大多数情况下可以直接开电子发票,但是也有特殊要求必须纸质发票。我们解决的办法是财务大姐在家里直接远程控制发票机器,开票打印,值班的同事盖下发票章就可以。
4. 每日例会安排
制定各个部门(内部我们称阿米巴)每日例会的时间和参与人员,以及部门主管(巴长)会议时间。尽最大的努力保持沟通顺畅。


以上是我们在远程办公前做的准备工作,远程办公会在团队管理、办公环境上给企业和员工带来很多挑战。  若非必要,我们建议尽可能的避免远程办公  。当前使用远程办公的方式能避免人员接触 ,又能保障企业的正常运行,是一个相对可行的方案。等疫情结束后应该尽快恢复正常的工作模式。


针对当前特殊环境我们总结了以下五点,希望能够对大家有所帮助,衷心祝愿所有的中国企业都有一个光明的未来。


一、网络问题


对很多团队来讲,远程办公面对的第一个问题就是网络穿透问题。员工分散在全国各地办公,如何访问公司内部网络上部署的软件和数据?像这类问题可以通过内网穿透的方案解决。内网穿透的工具有Ngrok、花生壳、Ssh、autossh等,另外一种方案就是通过openVPN这样的工具组建局域网。

关于技术更深入的实现方式,我们近期会开设  远程办公的免费公开课 ,欢迎大家  报名预约


二、沟通工具


远程办公最重要的工具当属沟通工具,现在市面上的沟通工具有很多:Zoom、微信、钉钉等。建议大家根据不同的需要,选择合适的工具。


就沟通工具来说,小规模的语音讨论建议使用微信。微信群语音比较便捷迅速,但是微信限制最多只能9人同时参与。视频会议可以使用  Z oom。Zoom没有参会人数的限制,而且Zoom目前取消了免费会议40分钟的限制,同时桌面共享效果也比其他软件好。关于钉钉,如果企业团队已经在使用钉钉的话,那使用钉钉的成本会更低一些。

远程办公时期,沟通方面需要特别重视的一点就是保密工作。我们内部的语音沟通和网络会议是Zoom+微信组合,但文字聊天和文件传输都使用喧喧,企业内部的业务数据和文件还是使用私有部署的聊天系统比较放心一些。

如果受条件限制必须使用微信传输一些文件的话,建议  添加加密传输,哪怕只用zip加密压缩一下也更安全,因为远程办公有可能是多人使用个人电脑,数据安全方面很难保证。


最后所有工作相关的聊天记录,都要  做好备份,避免因为使用一些个人的通讯设备或者电脑工作造成数据丢失。更多关于沟通工具更深入的使用,我们近期会开设关于远程办公的免费公开课,欢迎大家  报名预约


三、协同办公软件


我们日常使用的主要软件都是自己的产品,大家异地办公的这几天里,我们研发项目依旧在顺利的进行着,最新一期项目的数据给大家分享一下:

可以看到远程办公对我们的项目管理工作没有带来太大的影响,禅道里面的需求、任务、bug管理好了,远程办公的影响可以降到最低。


远程办公的这几天里,   协同办公系统   的重要性也显现出来,这两天财务和商务的同事反馈,内部的发票管理功能给他们帮助很大。我个人从系统的角度分析:发票信息跟客户合同信息关联,同时跟收入记账关联,进而收入数据跟大家的工资提成关联。如果没有协同工具支撑,这些会消耗很多的人力资源,而且容易出错。我们办公的信息化成果值得小小的骄傲一下。

然之协同办公系统发票管理页面截图 


在一个办公室里,市场人员可以把用户反馈的问题及时的发送给研发部门;各个部门的主管可以从财务人员那里拿到相应的收入数据,从而计算自己所管部门员工的奖金提成;商务人员吼一嗓子,就可以找财务的同事开一张发票。


在远程办公的模式下,你会发现,这些之前非常简单的跨部门协作,突然变得异常艰难。主要的原因就是  之前通过面对面沟通交流,及局域网各类文件传输实现信息传递的通道因为远程被中断,各个办公系统的信息孤岛就显现出来了  远程办公的模式下这些问题都一一浮现出来,而且对企业的运营影响很大。


建议企业一定要建立自己的全流程内部协同系统,越快越早越好。经过二十多年的发展,企业各方面业务的管理协作工具已经发展的非常成熟,如财务、进销存、  crm等系统,但是跨部门、跨业务的协同工具还不是很成熟,各系统的数据打通是第一步,进一步就是根据企业自身业务情况建立跨部门的业务处理系统,建议在企业现有的内部管理系统基础上,扩展实现这个目标。如果需要一个全新的协同办公软件,我们的  然之是一个不错的选择。


考虑到这次疫情对中国企业造成的冲击,与协同办公系统对当下企业运转的必需性,  然之协同     云办公平台选择与广大企业用户相互扶持,现推出免费套餐,所有企业可以直接开通使用    

服务  1   所有正常使用的付费客户赠送半年服务;
服务  2  本次新型冠状病毒肺炎疫情结束之前,    所有用户续费时,买一年送半年,买两年送一年。疫情结束时间以官方公告为准,最终解释权属于易企天创。


如果一定时间内需要远程办公,管理层应该尽快将工作中跨部门协作相关的问题整理出来,制定统一的处理流程,公布给各个部门,不要等问题暴露出来再去救火。


四、团队信任


远程办公对于团队间的相互信任也是一个极大的挑战,毕竟不是面对面的沟通,需要用文字沟通代替很多的语音沟通,非常容易产生一些理解上偏差,尤其在当下的艰难时期,更容易情绪浮躁。



这种时候每一位团队成员都要更重视自己语言的组织,多感谢和鼓励其他成员,营造轻松高效的沟通氛围。困难时期我们的同胞需要我们的鼓励和温暖,我们的同事更需要,空间上分开了,心更要凝聚在一起!


五、自我管理


早在五年前,我们团队就有远程办公的同事,四位远程办公的同事,两位效果不错,两位以离职收场。我们总结了一下,  远程办公对员工的自我管理要求非常高。



这里面除了办公环境、办公设备等诸多方面的困难需要克服外,对大家的自控力,甚至基础的职业化要求都产生了极大挑战。所以我们给出以下两点建议:


建议1:个人层面,虽是远程办公(大多是在家里),尽量准备一个独立的办公区域,跟家人和同事约定好,工作时间表,有时候必要的做一些仪式化的工作,比如跟家人说一声,我开始工作了,一个小时内不要打扰我等等。


建议2:公司层面,需要制定明确的每日沟通流程,各部门定时召开网络会议,帮助大家养成良好的工作习惯。就好比我们团队每天都会组织大家进行阿米巴经营会议,远程办公时期我们依旧照常举行。这样的例会形成惯例后会帮我们解决很多诸如沟通、协作等问题。


总结


以上五点就是我们团队 关于远程办公方面的经验,在这个特殊时期,我们还做了一些其他的工作,希望我们的行动能够给大家带来一些帮助。


1. 我们近期会多举办一些  免费的线上公开课,课程面向所有人,有需要的朋友可以了解报名:  近期公开课安排>>

公开课一:《当前特殊情况下,企业如何保障业务正常运行》,点击此处  报名预约

公开课二:《禅道设计理念及使用流程》,点击此处  报名预约

公开课三:《  蝉知SEO功能解密》,点击此处  报名预约 。


2.  为了让更多人或团队学习到敏捷开发、极限编程、Scrum和禅道使用流程等相关知识,我们特地推出《禅道学院》栏目。


禅道学院下的所有视频资料全部免费开放,所有视频内容都是我们团队自己拍摄制作的,涵盖了研发项目管理理论、实践和工具应用。


禅道学院:  点击前往>>



3.   禅道项目管理软件  小程序上线,包括敏捷开发、项目管理、禅道使用等实用资料通关过小程序可直接扫码观看。


4.  然之协同 云办公平台向广大企业用户 推出免费套餐,所有企业可以直接开通使用 。再来,我们对服务也做了调整:
服务1: 所有正常使用的付费客户赠送半年服务;
服务2:本次新型冠状病毒肺炎疫情结束之前, 所有用户续费时,买一年送半年,买两年送一年。疫情结束时间以官方公告为准,最终解释权属于易企天创。

活动详情:  点击前往>>


最后,期待与各位伙伴一起参与探讨互助,特殊时期,共渡时艰!



发表评论
评论通过审核后显示。
文章分类
联系我们

联系人:刘斌

电话:17685869372

Email:liubin@easycorp.ltd

QQ:526288068

地址:青岛开发区长江路232号国贸中心C座2单元2902室